Regulamin BIP
Regulamin publikowania informacji
w Biuletynie Informacji Publicznej
Postanowienia ogólne
§ 1
1. Niniejszy regulamin określa zasady prowadzenia podmiotowej strony Biuletynu Informacji Publicznej Regionalnego Centrum Edukacji Zawodowej w Lubartowie (dalej: „Regulamin BIP”).
2. Regionalne Centrum Edukacji Zawodowej w Lubartowie (dalej: „RCEZ”) prowadzi stronę Biuletynu Informacji Publicznej pod adresem: https://rcezlubartow.bip.lubelskie.pl (dalej: „strona BIP”).
3. Zasady publikowania, sposoby zabezpieczenia danych oraz struktura strony BIP określone zostały na podstawie Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz.U. z 2007 r. Nr 10, poz. 68) oraz na podstawie Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.2022.902).
§ 2
Użyte w Regulaminie BIP określenia oznaczają:
1. Informacja publiczna – każda informacja w sprawie publicznej, podlegająca udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz.U.2022.902).
2. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) - urzędowy publikator teleinformatyczny prowadzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej, w postaci ujednoliconego systemu stron w sieci teleinformatycznej.
3. Administrator strony BIP – osoba wyznaczona przez Dyrektora RCEZ odpowiedzialna za obsługę i nadzór techniczny strony BIP.
4. Redaktor BIP – osoba, która odpowiada za zamieszczanie i aktualizowanie określonych informacji publicznych w jednym lub wielu działach BIP, wyznaczona do tego przez Dyrektora RCEZ.
5. Dyrektor – dyrektor Regionalnego Centrum Edukacji Zawodowej w Lubartowie.
6. Dział BIP – wydzielony w menu przedmiotowym BIP obszar struktury BIP, w którym publikowane są informacje z danej dziedziny.
7. Struktura BIP – główne elementy graficzne i funkcjonalne strony BIP oraz ich rozmieszczenie względem siebie.
8. Karta informacyjna - stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu, to formularz określający:
a) nazwę komórki organizacyjnej przygotowującej informację do publikacji w BIP,
b) tytuł informacji,
c) sugerowane miejsce publikacji na stronie BIP,
d) tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść,
e) datę wytworzenia informacji,
f) wskazanie czy informacja zawiera dane osobowe,
g) datę zatwierdzenia informacji oraz podpis osoby zatwierdzającej informację do publikacji w BIP,
h) tożsamość osoby otrzymującej informację do zamieszczenia w BIP,
i) datę przekazania informacji do publikacji w BIP oraz podpis osoby, która wprowadza informacje do BIP,
j) ewentualne uwagi.
9. Dane osobowe - wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować.
10. Anonimizacja – oznacza nieodwracalne uniemożliwienie zidentyfikowania określonej osoby fizycznej. W efekcie jej zastosowania nie jest możliwe ustalenie, jakiej osoby fizycznej dotyczy dany dokument, zestawienie, czy informacja.
11. Retencja danych osobowych - przechowywanie danych osobowych w ograniczonym przedziale czasowym /ustalenie „niezbędnego” okresu przechowania danych osobowych.
12. Ustawa – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
13. Rozporządzenie – należy przez to rozumieć rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.
14. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Ogólne zasady publikowania informacji publicznej
§ 3
1. Publikowanie i aktualizacja informacji w BIP jest możliwe poprzez stronę internetową URL - https://rcezlubartow.bip.lubelskie.pl po zalogowaniu się Administratora/Redaktora BIP do modułu administracyjnego BIP, po wcześniejszym uzyskaniu odpowiednich uprawnień.
2. Strona główna BIP zawiera w szczególności:
1) logo (znak graficzny) BIP, umieszczony w górnej części strony;
2) adres redakcji strony głównej BIP;
3) imię i nazwisko, numer telefonu, numer telefaksu i adres poczty elektronicznej co najmniej jednej z osób redagujących stronę główną BIP;
4) instrukcję korzystania z BIP;
5) spis podmiotów;
6) menu przedmiotowe;
7) informacje o podmiotach (w szczególności URL strony podmiotowej BIP) prowadzących strony podmiotowe BIP;
8) moduł wyszukujący.
3. Informacja zawarta w menu przedmiotowym na stronie podmiotowej BIP może podlegać edycji przez Administratora/Redaktora BIP.
4. Informacja przygotowana do publikacji na stronie podmiotowej BIP wytworzona przez pracownika, podlega akceptacji Dyrektora lub w razie jego nieobecności przez osobę przez niego wskazaną (akceptacja odbywa się na karcie informacyjnej stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu).
5. Informacje przeznaczone do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej należy opublikować niezwłocznie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
§ 4
1. Publikowanie informacji w BIP odbywa się zgodnie z wymogami określonymi w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
2. Dane przetwarzane są w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej w postaci ujednoliconego systemu stron w sieci teleinformatycznej. Obowiązek publikowania informacji publicznej w BIP spoczywa na organach i podmiotach publicznych, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
3. Zakres przedmiotowy informacji publicznej podlegającej publikacji w BIP określa art.8 ust.3 ustawy.
4. Ustala się następujący szczegółowy zakres przedmiotowy informacji publicznej udostępnianej na stronie BIP RCEZ w Lubartowie:
1) Informacje o biuletynie,
2) Informacje teleadresowe,
3) Status prawny,
4) Struktura organizacyjna,
5) Organy szkoły,
6) Załatwianie spraw,
7) Majątek szkoły,
8) Sprawozdania finansowe,
9) Kontrola zarządcza,
10) Informacje o dostępności,
11) Dokumenty szkolne,
12) Zamówienia publiczne
13) Oferty Pracy,
14) RODO w szkole,
15) Regulamin BIP,
16) Udostępnianie informacji publicznej.
5. Informacje publiczne publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej, muszą być oznaczone:
- danymi określającymi tożsamość osoby, która wprowadza dane do BIP-u,
- datą i czasem udostępnienia informacji na BIP-ie.
6. Informacje publiczne zamieszczane na stronie BIP nie mogą zawierać treści reklamowych oraz skrótów, z wyjątkiem skrótów powszechnie przyjętych i zrozumiałych.
7. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych, o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych oraz o ochronie danych osobowych.
8. W przypadku publikacji kopii dokumentów, wyłączenia jawności ich fragmentów, dokonuje się poprzez skuteczne zakrycie chronionych danych.
9. Informacje niepublikowane w BIP, a stanowiące informację publiczną udostępniane są na wniosek.
Zadania administratora i redaktora BIP
§ 5
1. Dyrektor upoważnia pracownika/pracowników do wykonywania zadań Administratora BIP i Redaktora BIP.
2. W RCEZ w Lubartowie administrator BIP jest jednocześnie redaktorem BIP, co usprawnia proces publikacji.
3. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
4. Administrator/Redaktor BIP posiada unikalny login i hasło za pomocą którego loguje się do modułu administracyjnego celem dokonania niezbędnych zmian w treści udostępnianych informacji.
5. Administrator/Redaktor BIP zobowiązany jest do zachowania w poufności przyznanego mu indywidualnego loginu i hasła dostępu do modułu administracyjnego BIP.
6. Administrator/Redaktor BIP zobowiązany jest przekazać ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji, informacje niezbędne do zamieszczenia na stronie głównej Biuletynu Informacji Publicznej, o których mowa w art. 9 ust. 3 ustawy oraz odpowiada za właściwą strukturę i administrowanie stroną podmiotową BIP.
§ 6
Do zadań Administratora/Redaktora BIP należy w szczególności:
1. Nadzór nad wykorzystaniem i ochroną indywidualnych loginów oraz haseł dostępu do panelu administracyjnego BIP.
2. Współpraca z Ministrem Cyfryzacji, w tym zgłaszanie mu informacji o awariach i błędach w funkcjonowaniu BIP.
3. Prowadzenie kontroli dziennika zmian.
4. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem BIP, w tym stały nadzór merytoryczny nad wprowadzaniem i publikowaniem informacji w BIP.
5. Monitorowanie zasobów BIP pod kątem kompletności i prawidłowości.
6. Nadawanie, modyfikowanie i usuwanie uprawnień do panelu administracyjnego BIP, pozwalających na dokonywanie zmian w treści informacji publicznej udostępnionej na stronie podmiotowej BIP.
7. Podejmowanie działań niezbędnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa treści informacji publicznych udostępnianych w BIP.
8. Aktualizacja zasad publikacji i procedury aktualizacji danych w Biuletynie Informacji Publicznej.
9. W razie nieobecności Administratora/Redaktora BIP, niezwłoczne zamieszczanie na stronie podmiotowej BIP, informacji przekazanej do publikacji przez pracownika właściwej komórki organizacyjnej.
10. Przyjmowanie uwag, wniosków i propozycji dotyczących ogólnej struktury strony podmiotowej BIP, w tym menu przedmiotowego BIP, celem realizacji zadań publicznych określonych w przepisach szczególnych.
Procedura publikacji i przeglądu danych osobowych w BIP
§ 7
1. Przygotowujący do publikacji dokument urzędowy zawierający informację publiczną należy przestrzegać zasad przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 5 ust. 1 lit. d oraz lit. e Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) tzw. RODO. Dane osobowe muszą być prawidłowe i w razie potrzeby aktualizowane oraz muszą być przetwarzane w formie umożliwiającej identyfikacje osoby, której dane dotyczą przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą.
2. Pracownik merytoryczny przygotowując informację przeznaczoną do opublikowania w BlP jest zobowiązany sprawdzić, czy informacja zawiera dane osobowe, tzn. informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
3. Jeżeli informacja nie zawiera danych osobowych, pracownik merytoryczny przekazuje jej treść do publikacji redaktorowi BIP.
4. Jeżeli informacja zawiera dane osobowe należy:
1) dokonać weryfikacji treści informacji pod kątem konieczności wynikającej z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, ujawnienia w treści informacji danych osób fizycznych (np. taka konieczność zachodzi przy publikowaniu oświadczeń majątkowych);
2) w przypadku ustalenia podstawy prawnej obowiązku ujawnienia danych osobowych w przygotowanej do publikacji informacji, należy zweryfikować zakres danych osobowych podanych w informacji z zakresem wskazanym w przepisach i w razie rozbieżności, dokonać odpowiednich zmian, w szczególności ograniczenia zakresu danych;
3) po ustaleniu podstawy prawnej pracownik merytoryczny ustala czas publikowania danej informacji w BIP poprzez zweryfikowanie go z podstawą prawną ujawnienia danych (ustaloną zgodnie z procedurą określoną w punkcie poprzednim) oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w jednostce;
4) w przypadku wątpliwości dotyczących zakresu danych osobowych w publikowanej informacji, pracownik merytoryczny konsultuje się z Inspektorem Ochrony Danych.
5. Do publikacji przekazuje się dokument zanonimizowany.
6. Odpowiedzialnym za publikację dokumentu, po przeprowadzeniu wcześniejszego procesu anonimizacji jest Administrator/Redaktor BIP.
7. W przypadku stwierdzenia nieważności danych lub wygaśnięcia ich czasu publikacji dane te zostają przeniesione do archiwum BIP i są dostępne jedynie na wniosek o udostępnienie informacji publicznej.
Procedura przeglądu treści publikowanych w BIP pod kątem konieczności usunięcia treści, dla których czas publikowania już ustał (retencja danych)
§ 8
1. Analiza retencji przetwarzania danych osobowych na stronie BIP obejmuje:
a) ocenę dokumentu pod względem zawartości informacji – ustalenia, czy jest to wyłącznie informacja publiczna, czy zawiera dane osobowe,
b) ocenę dokumentu pod względem zasadności publikacji w BIP – ustalenia czy publikacja informacji jest wymogiem ustawowym, czy publikacja lub czy jest istotna w kontekście interesu publicznego.
2. Przeglądy treści opublikowanych w BIP są dokonywane raz w roku w terminie do 31 grudnia, pod kątem zgodności z Rozporządzeniem RODO tj. minimalizacji danych i okresów retencji (ograniczenia przechowywania).
3. Za dokonywanie przeglądów odpowiedzialny jest zespół w skład, którego wchodzą Inspektor Ochrony Danych i Administrator/Redaktor BIP.
4. Dyrektor może także wyznaczyć inne lub dodatkowe osoby, które będą realizować czynności związane z przeglądem BIP.
5. Przeglądowi podlegają wszystkie treści publicznie dostępne w BIP.
6. Zespół odpowiedzialny za przegląd BIP dokonuje weryfikacji upublicznionych informacji pod kątem zawierania danych, które w sposób pośredni lub bezpośredni mogą ujawniać tożsamość osób fizycznych (tzn. danych osobowych).
7. Weryfikacji podlegają także mechanizmy automatycznego archiwizowania/ zakończenia czasu publikacji.
8. Jeżeli weryfikowana informacja zawiera dane osobowe, dokonywana jest ocena pod kątem konieczności usunięcia treści, dla których czas publikowania już ustał.
9. Ocena jest podejmowana na podstawie analizy:
1) okresu przetwarzania danych osobowych, wskazanego w obowiązujących przepisach prawa;
2) wymagań wynikających z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
3) rejestru czynności przetwarzania danych osobowych;
4) tabeli retencji danych wskazującej, jak długo dane są publikowane na BIP (załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu).
10. Jeżeli zespól ustali, że cel publikacji danych osobowych w BIP upłynął, podejmuje decyzję o konieczności usunięcia informacji.
11. Z przeglądu sporządzany jest raport, pod którym podpisują się osoby, które dokonały przeglądu (wzór raportu stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu).
12. Po zaakceptowaniu raportu przez Dyrektora, administrator/redaktor BIP usuwa wskazane w raporcie informacje z BIP.
Postanowienia końcowe
§ 9
1. W sytuacjach nie uregulowanych regulaminem ani przepisami prawa decyzję na temat publikacji informacji publicznej w BIP podejmuje Dyrektor szkoły.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania przez Dyrektora szkoły.